Purchasing Assistant (m/f/d)

Festanstellung, Vollzeit · Aachen

Your mission

You support our end-to-end operational purchasing process and ensure that purchase orders run smoothly from request to clarification.
You review, complete, and convert purchase requisitions (PRs) into purchase orders (POs) in SAP S/4HANA.
You create, send, and document purchase orders and consistently track them throughout the document flow.
You obtain order confirmations, review them carefully, and proactively clarify deviations (quantity/date/price).
You monitor delivery dates, send targeted reminders, and escalate when needed in alignment with internal stakeholders.
You support goods receipts as well as invoice and clarification cases (e.g., price/quantity variances) and actively drive solutions through to completion.
You support procurement across all categories (Direct & Indirect Procurement) – from production/plant-related requirements to indirect spend (e.g., MRO/spare parts, services, investment-related purchasing – depending on demand).
You ensure data quality and collaboration by maintaining master and transactional data, communicating professionally with internal and external stakeholders, and handling complaints/returns including follow-up and documentation.

Your profile

You have completed a commercial apprenticeship/education (e.g., industrial clerk, office management clerk) or a comparable qualification, ideally with a background in procurement/materials management/logistics.
You have initial professional experience in purchasing, procurement, order processing, or a comparable operational role.
You have hands-on experience with SAP S/4HANA (MM/Purchasing); alternatively, you bring strong ERP affinity and a high willingness to learn.
You work in a structured and reliable manner and follow topics through to completion.
You communicate confidently and professionally with internal contacts and suppliers.
You work independently, set pragmatic priorities, and keep track even when managing multiple topics in parallel.
You have a strong focus on data quality and ensure completeness, plausibility, and traceability.
You have very good German and English skills, written and spoken.

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About us

cylib is a research-based German scaleup for holistic battery recycling - starting from discharging to recovery of all components of the lithium battery - that was founded in Aachen in 2022 by three visionary founders, including a female CEO.

Our process

The cylib process offers a complete end-to-end process from battery pack to green battery material by employing a combination of mechanical and thermal pre-treatments and an innovative water-based lithium and graphite recovery. Unlike incumbents, cylib can therefore recover battery materials such as lithium, graphite or manganese. The process was developed over several years of research at the renown RWTH Aachen University and offers an efficient, resource- and climate friendly recovery of all battery materials from end-of-life batteries.

cylib's technology enables the recovery of all battery components regardless of whether it is an end-of-life battery or not. Recovery of green secondary raw materials from the cylib process enables the realization of the true Circular Economy on the European market.

Interested?

Please upload your documents and answer the questions in the application form (annual gross salary expectations, a cover letter is not necessay). We look forward to receiving your application!

Deine Aufgaben

Du unterstützt unseren operativen Einkaufsprozess end-to-end und stellst sicher, dass Bestellungen von der Anforderung bis zur Klärung reibungslos laufen.
Du prüfst, vervollständigst und wandelst Bestellanforderungen (PRs) in Bestellungen (POs) in SAP S/4HANA um.
Du erstellst, versendest und dokumentierst Bestellungen und verfolgst sie konsequent im Belegfluss nach.
Du holst Auftragsbestätigungen ein, prüfst sie sorgfältig und klärst Abweichungen (Menge/Termin/Preis) proaktiv.
Du überwachst Liefertermine, setzt zielgerichtete Erinnerungen und eskalierst bei Bedarf in Abstimmung mit internen Stakeholdern.
Du unterstützt Wareneingänge sowie Rechnungs- und Klärfälle (z. B. Preis-/Mengenabweichungen) und treibst Lösungen aktiv bis zum Abschluss.
Du unterstützt die Beschaffung über alle Kategorien hinweg (Direct & Indirect Procurement) – von produktions-/werksbezogenen Bedarfen bis zu indirektem Spend (z. B. MRO/Ersatzteile, Services, Investitionsgüter – je nach Bedarf).

Du stellst Datenqualität und Zusammenarbeit sicher, indem du Stamm- und Bewegungsdaten pflegst, professionell mit internen sowie externen Stakeholdern kommunizierst und Reklamationen/Retouren bearbeitest inkl. Nachverfolgung und Dokumentation.

Dein Profil

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Bezug zu Einkauf/Materialwirtschaft/Logistik.
Du bringst erste Berufserfahrung im Einkauf, in der Beschaffung, Auftragsabwicklung oder einer vergleichbaren operativen Rolle mit.
Du hast Hands-on-Erfahrung mit SAP S/4HANA (MM/Einkauf), alternativ verfügst du über eine starke ERP-Affinität und eine hohe Lernbereitschaft.
Du gehst strukturiert und zuverlässig vor und setzt Themen konsequent bis zum Abschluss um.
Du kommunizierst sicher und professionell mit internen Ansprechpartnern und Lieferanten.
Du arbeitest eigenständig, priorisierst pragmatisch und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
Du achtest auf eine hohe Datenqualität und stellst Vollständigkeit, Plausibilität und Nachverfolgbarkeit sicher.

Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Warum wir?

Du übernimmst Ownership von Anfang an – nach einem intensiven Onboarding baust du mit uns etwas Einzigartiges auf und gestaltest eigenverantwortlich mit echtem Einfluss auf Ergebnisse.
Du arbeitest an etwas, das wirklich zählt – mit deinem Beitrag stärkst du Europas Batterie-Lieferketten und machst Kreislaufwirtschaft im industriellen Maßstab zur Realität.
Du bist Teil eines mission-driven Teams – in einem fast-paced Scale-up-Umfeld leben wir Kollaboration, denn wir bewegen nur gemeinsam etwas.
Du arbeitest mit höchsten Ansprüchen – wir verbinden die Professionalität führender Industrie mit der Innovationskraft eines erstklassigen, forschungsgetriebenen Technologie-Teams.
Du wächst mit uns – bei cylib leistest du die wahrscheinlich wirkungsvollste Arbeit deines Berufslebens und entwickelst dich persönlich weiter, während wir gemeinsam skalieren.

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Über uns

Changing the game

cylib ist ein forschungsbasiertes deutsches Scale Up für ganzheitliches Batterierecycling - von der Entladung bis zur Rückgewinnung aller Komponenten der Lithiumbatterie - das 2022 in Aachen von drei visionären Gründern, darunter einer weiblichen Geschäftsführerin, gegründet wurde.

Unser Prozess

Der cylib-Prozess bietet einen kompletten End-to-End-Prozess vom Batteriepack bis zum grünen Batteriematerial, indem es eine Kombination aus mechanischer und thermischer Vorbehandlung sowie eine innovative Lithium- und Graphitrückgewinnung auf Wasserbasis einsetzt. Im Gegensatz zu den etablierten Unternehmen kann cylib daher Batteriematerialien wie Lithium, Graphit oder Mangan zurückgewinnen. Das Verfahren wurde in mehrjähriger Forschungsarbeit an der RWTH Aachen entwickelt und bietet eine effiziente, ressourcen- und klimafreundliche Rückgewinnung aller Batteriematerialien aus Altbatterien.

Die Technologie von cylib ermöglicht die Rückgewinnung aller Batteriekomponenten, unabhängig davon, ob es sich um eine End-of-Life-Batterie oder Produktionsausschuss handelt. Die Rückgewinnung grüner Sekundärrohstoffe aus dem cylib-Prozess ermöglicht die Verwirklichung einer echten Kreislaufwirtschaft auf dem europäischen Markt.

Interesse geweckt?

Lade gerne deine Unterlagen hoch und beantworte uns die Fragen im Bewerbungsformular (Gehaltsvorstellung in Jahresbrutto, ein Anschreiben ist nicht notwendig). Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

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Wir freuen uns von dir zu hören!

Vielen Dank für Dein Interesse an der Mitarbeit in unserem Startup. Bitte fülle das folgende Kurzformular aus. Wir benötigen kein Anschreiben oder Zeugnisse im ersten Schritt. Solltest du uns besondere Erfolge oder Motivationen mitteilen wollen, kannst du dies aber natürlich gerne tun. Sollten sich Schwierigkeiten mit dem Upload ergeben, sende bitte eine E-Mail an recruiting@cylib.de.